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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Votre vie privée nous tient à cœur. Dans le cadre de nos efforts continus afin de protéger votre vie privée et d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnelles, nous avons mis en place une politique de confidentialité concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection de ces informations personnelles.
RESPONSABILITÉ
Le Centre Dentaire Ville De Québec est responsable des informations personnelles qu’il gère. Nous avons nommé Olympia Koutsogianni en tant que responsable des renseignements personnels. Elle est chargée de veiller sur notre conformité quant aux lois du Québec. Bien que d’autres membres du personnel puissent être responsables de la collecte et du traitement quotidien de vos informations personnelles, tout le personnel est informé et reçoit une formation sur l’importance de votre vie privée et sur la manière de traiter vos informations personnelles. Nous sommes responsables des informations personnelles en notre possession, y compris des informations qui ont été transférées à un tiers pour traitement. Nous utiliserons des moyens contractuels afin d’assurer un niveau élevé de protection pour toutes les informations personnelles traitées par des tiers.
COLLECTE
Nous recueillons vos informations personnelles directement auprès de vous ou d’une personne autorisée en votre nom. Les types d’informations de santé personnelles que nous recueillons peuvent inclure votre nom, votre date de naissance, vos antécédents de santé et nos dossiers qui recueillent les soins qui vous ont été prodigués. Nous recueillons ces informations pour vous fournir les meilleurs soins dentaires possibles.
OBJECTIF
Nous identifierons au préalable les raisons de collecter vos informations personnelles ou au moment de la collecte. Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer vos informations personnelles aux fins suivantes :
- Pour planifier et fournir un traitement dentaire et ses soins
- Pour le suivi des traitements, des soins et de la facturation
- Pour obtenir le paiement des services fournis (de votre part, de votre assureur privé ou d’autres payeurs)
- Pour gérer les comptes des patients
- Pour assurer la formation continue de notre personnel
- Pour mener des activités d’amélioration de la qualité de la clinique
- Pour mener des activités de gestion des risques
- Pour compiler des statistiques
- Pour mener des recherches afin d’améliorer nos services
- Pour respecter nos obligations légales et réglementaires
- Pour d’autres fins permises par la loi
Nous ne collecterons, n’utiliserons et ne divulguerons que les informations personnelles nécessaires pour atteindre ces objectifs. Lorsque vous signez un formulaire de consentement en tant que patient, on juge que vous acceptez notre politique de confidentialité concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos informations personnelles.
Si vos informations personnelles sont utilisées ou divulguées à des fins non précédemment identifiées, nous ferons des efforts raisonnables pour identifier le nouveau but avant son utilisation ou sa divulgation. Nous obtiendrons également votre consentement avant que vos informations personnelles soient utilisées ou divulguées à toute nouvelle fin. Si vous n’êtes pas certain du but pour lequel nous recueillons des informations, veuillez nous contacter.
CONSENTEMENT
Vos informations personnelles ne seront collectées, utilisées ou divulguées qu’avec votre consentement explicite et éclairé, sauf en cas d’urgence et dans d’autres circonstances permises ou requises par la loi. Une fois votre consentement obtenu, nous ne solliciterons pas à nouveau votre consentement à moins que l’utilisation, le but ou la divulgation ne changent.
Si vos informations personnelles sont utilisées à des fins non identifiées précédemment, votre consentement sera sollicité après que les informations ont été collectées mais pas avant leur utilisation.
Sauf exceptions, un parent ou tuteur légal peut consentir au nom d’un enfant de moins de 16 ans.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Veuillez nous contacter pour retirer ou refuser votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles.
LIMITATION DE LA COLLECTE DES DONNÉES
Nous limitons la collecte d’informations personnelles à la quantité et au type d’informations nécessaires aux fins que nous identifions. Toutes les informations sont collectées de manière juste et légale.
LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION
Vos informations personnelles ne seront pas utilisées ou divulguées à des fins autres que celles pour lesquelles les informations sont collectées, sauf avec votre consentement explicite ou tel que permis par la loi.
Les informations personnelles peuvent être traitées, utilisées, stockées ou consultées dans d’autres pays et peuvent être soumises aux lois de ces pays. Nous utiliserons des moyens contractuels pour fournir un niveau élevé de protection pour toutes les informations personnelles consultées ou traitées par des tiers.
Nous ne conserverons vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles ont été collectées. Nous limitons l’utilisation de vos informations personnelles, et elles ne sont pas divulguées à des fins autres que celles pour lesquelles les informations ont été collectées, sauf avec votre consentement ou tel que requis par la loi.
Lorsque vos informations personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs identifiés, elles seront détruites, effacées ou rendues anonymes.
DIVULGATION D’INFORMATIONS PERSONNELLES
Nous pouvons divulguer des informations personnelles au sein de notre organisation à des individus spécifiques qui nécessitent l’accès pour remplir leurs fonctions. L’accès aux informations personnelles est restreint aux personnes suivantes :
- Les dentistes et hygiénistes dentaires fournissant un traitement
- Le personnel administratif impliqué dans la planification des rendez-vous et la facturation
- Le personnel informatique responsable de la maintenance et de la sécurité de nos systèmes d’information
- Le personnel de conformité et réglementaire responsable de garantir le respect des lois sur la confidentialité
L’accès aux informations personnelles est accordé sur la base du besoin de savoir et est limité dans la mesure nécessaire pour remplir leurs rôles et responsabilités respectifs au sein de la clinique.
Nous pouvons également divulguer des informations personnelles à des tiers dans les circonstances suivantes :
- Avec votre consentement
- À d’autres prestataires de soins de santé impliqués dans votre traitement
- Aux compagnies d’assurance pour le traitement des réclamations
- Aux organismes de réglementation comme l’exige la loi
Nous ne vendons ni ne louons les informations personnelles à des tiers.
EXACTITUDE
Nous nous efforçons de maintenir toutes les informations personnelles sous notre contrôle exactes, complètes et aussi à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont utilisées. Si des informations doivent être mises à jour, nous ferons tout notre possible pour mettre à jour nos dossiers et informer les autres ayant accès aux informations de ces changements.
Si vos informations personnelles changent ou si vous croyez que les informations personnelles sous notre contrôle sont inexactes, veuillez nous contacter pour faire mettre à jour ou corriger les informations.
MESURES DE SÉCURITÉ
Nous gardons toutes les informations en sécurité contre la perte, le vol, l’utilisation non autorisée, les changements, la copie ou la divulgation. Lorsque nous n’avons plus besoin de vos informations personnelles, nous prenons les précautions nécessaires pour détruire les informations de la même manière que nous le faisons pendant leur stockage.
Selon le format dans lequel vos informations personnelles sont recueillies, les mesures de sécurité peuvent inclure des précautions physiques telles que le verrouillage des armoires à dossiers, la restriction de l’accès aux armoires, aux bureaux et aux fichiers, des mesures organisationnelles telles que la limitation de l’accès sur la base du besoin de savoir, et des mesures technologiques telles que des mots de passe et le cryptage.
OUVERTURE
Nous sommes ouverts et honnêtes en tout temps, en vous fournissant des informations spécifiques sur nos politiques et pratiques concernant la gestion de vos informations personnelles. Si vous avez des questions ou des inquiétudes, veuillez nous contacter.
ACCÈS INDIVIDUEL
Vous avez le droit de savoir quelles informations personnelles vous concernant nous possédons et à qui nous les avons fournies. Sur demande écrite et avec un préavis raisonnable, nous fournirons l’accès aux informations personnelles que nous avons en notre possession, comment elles ont été utilisées et toutes les divulgations à des tiers. Nous pouvons vous demander de nous fournir des informations supplémentaires qui aideront à fournir un compte rendu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos informations personnelles.
DÉFI DE CONFORMITÉ
Vous avez le droit de contester notre conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Nous disposons de procédures de demande et de plainte en place et prendrons les mesures appropriées pour corriger les politiques et pratiques de traitement des renseignements personnels.
VISITEURS DE NOTRE SITE WEB
En accédant ou en utilisant notre site web, vous consentez aux termes de cette politique de confidentialité. Si vous ne consentez pas à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément à cette politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser notre site web ou ne pas nous fournir de renseignements personnels.
Nous apportons régulièrement des modifications à notre politique de confidentialité. Votre accès continu à notre site web après la publication de modifications à cette politique de confidentialité signifie que vous acceptez et consentez à être lié par ces modifications. Veuillez consulter cette page périodiquement pour les révisions éventuelles.
LORSQUE NOUS COLLECTONS DES INFORMATIONS PERSONNELLES
Collecte automatique
Nous pouvons recevoir automatiquement certaines informations lorsque vous naviguez avec notre site web. Cela inclut des informations telles que le type de navigateur web que vous utilisez, votre système d’exploitation, votre adresse IP et le nom de domaine du site web à partir duquel vous nous avez rendu visite.
En fonction des paramètres de votre navigateur, nous pouvons stocker des informations sur votre ordinateur sous la forme d’un « cookie ». Les cookies sont de petits morceaux de données stockés sur votre ordinateur qui nous permettent de reconnaître votre ordinateur lorsque vous revenez sur notre site web. Nous pouvons également utiliser des cookies pour fournir du contenu ou enregistrer des informations (telles que votre mot de passe afin que vous n’ayez pas à le saisir à nouveau lors de votre prochaine visite). Vous pouvez désactiver vos cookies en utilisant les fonctionnalités de votre navigateur web ; cependant, cela peut vous empêcher d’utiliser pleinement certaines ou toutes les fonctionnalités de notre site web.
Informations que vous nous fournissez
Nous pouvons collecter des informations personnelles vous concernant, telles que votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone lorsque vous visitez notre site web et nous contactez avec une question ou une préoccupation.
Nous ne vendons, ne louons ni ne prêtons aucune information.
Dans le but de maintenir l’exactitude des données, de prévenir l’accès non autorisé et de garantir l’utilisation appropriée des informations, nous avons mis en place des procédures physiques, électroniques et de gestion pour protéger les informations que nous recueillons en ligne. Malheureusement, les données transmises sur internet ne peuvent être sécurisées à 100 %. Comme nous ne pouvons garantir la sécurité de toute information nous étant transmise, vous transférez les informations à vos risques et périls.
Coordonnées
Si vous avez des questions, des préoccupations ou souhaitez déposer une plainte concernant nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre responsable :
Responsable des renseignements des données personnelles :
Olympia Koutsogianni
Centre Dentaire Ville De Québec
830, avenue Marguerite-Bourgeoys, Québec, QC G1S 3W6
E-mail : privacy@smilesfirstcorp.com
Veuillez noter que pour que notre responsable puisse remplir ses responsabilités envers nous, vos informations personnelles peuvent être collectées, utilisées et lui être divulguées.
La responsable des données personnelles enquêtera sur chaque plainte qui nous est adressée par écrit. Si une plainte est jugée fondée, La responsable des données personnelles prendra des mesures appropriées, telles que la modification de toute politique et pratique, si nécessaire.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec à l’adresse ci-dessous si vous avez des préoccupations concernant nos pratiques en matière de confidentialité ou la manière dont vos informations personnelles ont été traitées :
Commission d’accès à l’information du Québec
Numéro sans frais : 1 888 528-7741
Courriel pour toute information sur les lois : informations@cai.gouv.qc.ca
Courriel du tribunal administratif (pour les appels) cai.communications@cai.gouv.qc.ca
Québec
525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36
Québec (Québec) G1R 5S9
Téléphone : 418 528-7741
Fax : 418 529-3102
Montréal
2045, rue Stanley, bureau 900
Montréal (Québec) H3A 2V4
Téléphone : 514 873-4196
Fax : 514 844-6170
